Većina trgovaca koji prodaju i u radnji i online drži stanje artikala u računovodstvenom ili skladišnom programu, a shop mu zavisi o ručnom unosu. Dok je artikala malo, to nekako ide. Kad ih je stotine ili hiljade, greške su sigurne: prodan artikal kojeg nema, pogrešna cijena, kupac koji čeka na odgovor.
Šta se zapravo usklađuje
- Stanje zaliha: koliko komada ima, da shop ne prodaje ono čega nema.
- Cijene, uključujući akcijske.
- Artikli: šifre, nazivi, kategorije, kad se u programu dodaje novi proizvod.
- Narudžbe iz shopa nazad u program, ako želite da se račun i otpremnica prave automatski.
Preporuka je da program ostane izvor istine. Zalihe i cijene idu iz programa u shop, a ne obrnuto. Tako postoji samo jedno mjesto na kojem se podatak mijenja.
Tri načina povezivanja
1. Izvoz i uvoz datoteka
Program izvozi tabelu (CSV, XML ili Excel) po rasporedu, a shop je uvozi. Najjednostavnije je i najmanje rizično jer ne dira bazu programa. Mana je kašnjenje: podaci nisu tačni u sekundi, nego u trenutku zadnjeg izvoza.
2. API ili web servis programa
Ako program ima otvoren interfejs, shop može tražiti podatke kad mu trebaju. To je najčišće rješenje, ali ga mnogi lokalni programi nemaju ili ga nude uz doplatu. Pitajte proizvođača šta nudi.
3. Čitanje baze ili posebni izvještaj
Kad nema ni API-ja ni pogodnog izvoza, podaci se mogu čitati direktno iz baze, uz poseban korisnik samo za čitanje, ili se traži od proizvođača izvještaj po specifikaciji. Brže je i tačnije, ali zavisi od građe baze i verzije programa.
Rizici o kojima treba misliti unaprijed
- Nadogradnje programa mogu promijeniti strukturu podataka i zaustaviti vezu. Dogovorite provjeru poslije svake nadogradnje.
- Ne pišite u bazu programa. Čitanje je sigurno, pisanje može pokvariti knjigovodstvo. Narudžbe šaljite kroz način koji sam program podržava.
- Sigurnost. Baza ne treba biti izložena internetu. Bolje je da mali program unutar vaše mreže šalje podatke prema shopu, nego da shop dolazi do baze.
- Šifra artikla kao ključ. Ako se šifre mijenjaju ili ponavljaju, usklađivanje će praviti greške. To treba srediti prije početka.
- Testiranje na kopiji. Veza se prvo isprobava na kopiji podataka, a tek onda na stvarnim.
Pitanja koja treba postaviti prije početka
- Koji program i koju verziju koristite?
- Gdje je instaliran: na serveru, na jednom računaru, u oblaku?
- Ko ga administrira i imate li ugovor o održavanju s proizvođačem?
- Koliko artikala imate i koliko često se mijenja stanje?
- Treba li da narudžbe idu nazad u program?
Šta očekivati
Realno je očekivati usklađivanje na svakih nekoliko minuta, a ne u realnom vremenu, osim ako program to dozvoljava. Isti princip se koristi i za objavu artikala na oglasnim portalima, uz ograničenja koja svaki portal postavlja.
Više o izradi shopa i povezivanju čitajte na stranici izrada web shopa, a o općem pristupu u članku kako pokrenuti web shop u BiH. Ako vam treba i prelazak sa starog programa, pogledajte kako preći sa starog programa na novi.
