Stari program ili skup tabela ima jednu prednost: svi znaju kako radi. Ima i mnogo mana: ne prati način rada firme, ne povezuje se s ostalim alatima i često ovisi o jednoj osobi ili jednom računaru. Strah od prelaska zadržava mnoge firme godinama, iako se rizik može znatno smanjiti ako se prelazak vodi po planu.
Šta se može pogriješiti
- Gubitak ili iskrivljenje podataka pri uvozu (pogrešne šifre, duple stavke, izgubljene povezanosti).
- Prekid rada jer novi sistem nije spreman kad stari prestane.
- Otpor zaposlenih koji nisu bili pripremljeni.
- Nepotpun prelazak: neki dio posla ostane u staroj tabeli „za svaki slučaj“.
Korak po korak
1. Inventura podataka
Prvo se utvrdi šta sve postoji: koji programi, koje tabele, koliko godina podataka, ko ih vodi i gdje se čuvaju. Često se otkrije više izvora nego što je iko pretpostavljao. Tu se i odlučuje šta se prenosi, a šta se samo arhivira.
2. Sigurnosna kopija svega
Prije bilo kakvog rada napravi se kompletna kopija starih podataka na sigurnom mjestu. To je osiguranje na koje se može vratiti u svakom trenutku.
3. Čišćenje i usklađivanje
Duplikati, različito pisana imena istih klijenata, nepotpuni zapisi, neusklađene šifre artikala. Ako se podaci prenesu neočišćeni, novi sistem naslijedi sve stare greške. Ovaj korak često donosi najviše koristi, i prije samog prelaska.
4. Mapiranje polja
Određuje se kako se svako polje iz starog sistema preslikava u novi: šta kamo ide i šta se računa na novo. Dokumentuje se, da kasnije svako može provjeriti odakle koji podatak potiče.
5. Probni uvoz i provjera
Uvoz se prvo radi na probnom okruženju, na manjem uzorku ili na jednom dijelu firme. Provjerava se da li se brojke slažu: broj klijenata, ukupni saldo, stanje zaliha. Greške se ispravljaju prije nego što dođe do stvarnog prelaska.
6. Obuka zaposlenih
Ljudi koji će sistem koristiti uče na probnoj verziji, na stvarnim primjerima iz svog posla. Što je obuka bliža svakodnevici, to je otpor manji.
7. Paralelni rad i prelazak
Kratko vrijeme se radi u oba sistema, a rezultati se uspoređuju. Kad se novi sistem potvrdi, odredi se datum prelaska, najbolje u mirnom periodu, a ne pred kraj mjeseca ili godine. Stari sistem ostaje dostupan samo za čitanje.
8. Plan povratka i podrška
Unaprijed se zna šta se radi ako nešto pođe po zlu i ko je dostupan u prvim danima. Prvi obračun ili izvještaj na novom sistemu je trenutak kad se pojave pitanja, pa podrška tada mora biti brza.
Kontrolna lista za dan prelaska
- Svježa sigurnosna kopija starog sistema je napravljena i provjerena.
- Završni uvoz je obavljen, a ključne brojke (broj klijenata, saldo, zalihe) se slažu sa starim sistemom.
- Zaposleni imaju pristup i znaju kome se obratiti ako nešto ne radi.
- Stari sistem je prebačen na režim samo za čitanje.
- Dogovoreno je ko je dostupan u prvim danima i kako se prijavljuju greške.
- Poznat je plan povratka ako se pojavi ozbiljan problem.
Na šta paziti
- Ne prenositi sve bez razmišljanja. Podaci stari deset godina rijetko trebaju u radnom sistemu, a mogu se arhivirati.
- Ne žuriti. Prelazak u najgorem trenutku (kraj godine, inventura, sezona) povećava rizik.
- Odrediti odgovornu osobu u firmi koja provjerava podatke, jer je niko bolje ne poznaje od vas.
- Ne ostavljati dvije verzije istine. Kad je prelazak gotov, stari sistem ide u arhivu, a ne u paralelnu upotrebu.
Prelazak iz Excela
Ako je stari sistem skup tabela, prelazak je često lakši nego što se čini, jer su podaci već strukturirani. Najviše posla je u čišćenju i ujednačavanju. O tome zašto i kada ima smisla napustiti tabele pogledajte članak ERP umjesto Excela, a o izboru između gotovog i rješenja po mjeri članak softver po mjeri ili gotovo rješenje.
Šta radimo mi
Postojeće alate povezujemo ili nadograđujemo gdje to ima smisla, a podatke iz tabela i starih programa uvozimo uz provjeru. Prelazak planiramo tako da firma nastavi normalno raditi. Opšti tok saradnje opisan je na stranici usluge.
Zaključak
Prelazak na novi sistem je projekat s jasnim koracima: kopija, čišćenje, probni uvoz, obuka, paralelni rad i podrška. Ako se ti koraci poštuju, rizik od gubitka podataka je mali, a korist od sistema koji prati vaš posao velika. Ako razmišljate o zamjeni, popunite upitnik ili nam se javite.
