Mnogi vlasnici firmi odlažu prvi razgovor s izvođačem softvera jer misle da prvo moraju sve smisliti: koje module, koju tehnologiju, koje ekrane. To nije potrebno, a nekad čak i odmaže. Najvrednije što možete donijeti na sastanak jeste jasna slika vašeg posla i problema.
1. Opišite problem, a ne rješenje
Umjesto „trebam aplikaciju s tri modula“, recite „svaki mjesec dva dana gubimo na sastavljanje izvještaja“ ili „klijenti nam se javljaju telefonom, a niko ne zna ko je koga zvao“. Problem otvara više mogućnosti od unaprijed zamišljenog rješenja i omogućava izvođaču da predloži nešto što niste ni razmatrali.
2. Pripremite pet stvari
- Kako posao teče danas. Korak po korak, bar za jedan proces koji vas najviše opterećuje: ko šta radi, čime i koliko traje.
- Šta već koristite. Programi, tabele, obrasci, e-pošta, papirne evidencije. Ako je moguće, donesite primjere.
- Ko će sistem koristiti. Koliko ljudi, u kojim ulogama i da li radi i na terenu ili samo u kancelariji.
- Šta bi bio uspjeh. Šta bi trebalo biti drugačije za godinu dana da biste rekli da se isplatilo: manje ručnog rada, brži odgovor klijentu, pregled stanja u realnom vremenu.
- Ograničenja. Rokovi koje ne možete pomjeriti, sezonski vrhunci, obaveze prema propisima, planirano širenje firme.
Primjer opisa problema
Previše općenito: „Trebamo program za firmu.“
Dobar opis: „Imamo 12 zaposlenih i zahtjeve klijenata primamo telefonom i e-poštom. Upisujemo ih u tabelu, ali često ne znamo ko je šta preuzeo, pa klijenti čekaju. Željeli bismo da svaki zahtjev ima vlasnika i rok, i da direktor vidi šta kasni.“
Drugi opis daje izvođaču sve što treba da počne razgovor: veličinu firme, kako posao teče, gdje boli i šta je cilj.
3. Ko treba doći
Najbolje je da dođu osoba koja odlučuje i bar jedna osoba koja će sistem koristiti svaki dan. Vlasnik zna ciljeve, korisnik zna šta u praksi ide naopako. Ako je sistem namijenjen vašim klijentima ili zaposlenima, vrijedi unaprijed zamisliti kako bi ga oni koristili.
4. Pitanja koja vrijedi postaviti
- Imate li iskustva s firmama iz slične djelatnosti ili sa sličnim problemom?
- Kako izgleda rad u fazama i kad vidim prvu upotrebljivu verziju?
- Ko je vlasnik koda i podataka, i šta ako odlučim promijeniti izvođača?
- Šta se dešava poslije uvođenja: održavanje, backupi, podrška?
- Kako se rješavaju izmjene zahtjeva usred posla?
Detaljniji popis pitanja i znakova upozorenja nalazi se u članku kako izabrati softversku firmu.
Ako niste sigurni da vam uopće treba softver po mjeri
To je legitimno pitanje. Dobar izvođač će vam reći ako je za vaš slučaj bolje gotovo rješenje ili samo bolje organizovane tabele. Prvi razgovor je i prilika da to čujete iskreno. O razlici pogledajte članak softver po mjeri ili gotovo rješenje.
5. Šta očekivati od dobrog sastanka
- Izvođač postavlja više pitanja nego što daje obećanja.
- Razgovor ide o vašem poslu, a ne samo o tehnologiji.
- Dobijate okvirnu sliku o tome šta bi mogla biti prva faza.
- Jasno je šta slijedi poslije: analiza, prijedlog, ponuda.
- Niko ne pritiska na odluku istog dana.
Čega se treba čuvati
- Tačna cijena i rok izgovoreni prije nego što je neko razumio proces.
- Sistem „za sve“ koji se nudi bez pitanja o vašem poslu.
- Izbjegavanje pitanja o vlasništvu, podacima i održavanju.
Šta dolazi poslije prvog sastanka
Obično slijedi analiza procesa, zatim prijedlog prve faze i ponuda. Zatim se dogovara ono što donosi najviše koristi i gradi prva upotrebljiva verzija koju isprobavate na stvarnom poslu. Cijeli put opisan je u članku digitalizacija poslovanja: kompletan vodič, a o rokovima u članku koliko traje razvoj softvera po mjeri.
Zaključak
Prvi sastanak ne mora biti formalan ni tehnički. Dovoljno je da znate šta vas muči i da ste spremni pokazati kako danas radite. Sve ostalo je posao izvođača. Možemo se naći uživo u Tuzli ili online: javite se ili popunite upitnik.
