Svaka firma zna scenarij: posao je urađen, faktura čeka da je neko pošalje, pa čeka da neko provjeri je li plaćena, pa čeka da se neko odvaži podsjetiti klijenta. Ništa od toga nije teško, ali se stalno odgađa, a kašnjenje uplata se direktno vidi na računu firme.
Gdje se gubi vrijeme i novac
- faktura se ručno prepisuje iz narudžbe ili ponude, uz mogućnost greške,
- šalje se kasnije nego što treba,
- niko sistemski ne prati rok dospijeća,
- podsjetnici zavise od toga ko se sjeti i ko ima hrabrosti,
- vlasnik ne zna u svakom trenutku koliko potraživanja čeka naplatu.
Kako izgleda automatizovan tok
- Faktura nastaje iz podataka. Kada je narudžba ili usluga evidentirana, faktura se priprema sama, s tačnim stavkama i brojem.
- Šalje se na vrijeme. Klijent je dobije e-poštom čim je odobrena, ili na dogovoreni dan u mjesecu.
- Sistem prati rok. Svaka faktura ima status: poslana, dospjela, plaćena, kasni.
- Podsjetnik prije roka. Kratka, ljubazna poruka nekoliko dana prije dospijeća.
- Podsjetnik poslije roka. Ako uplata nije evidentirana, stiže drugi podsjetnik, a po potrebi i treći, ozbiljnijeg tona.
- Pregled za vlasnika. Jedan ekran pokazuje ko duguje, koliko i koliko dugo.
Šta još ide u paket
- Ponavljajuće fakture za mjesečne usluge, bez ručnog kreiranja svaki put.
- Uvoz bankovnih izvoda radi automatskog povezivanja uplata s fakturama.
- Izvoz za računovođu u formatu koji koristi, bez prepisivanja.
- Upozorenje vlasniku kada faktura značajno kasni.
Na šta paziti
- Ton komunikacije. Prvi podsjetnik treba biti prijateljski. Dobra poruka čuva odnos s klijentom.
- Ljudska kontrola. Za važne klijente ili sporne slučajeve podsjetnik treba moći zaustaviti ili pregledati prije slanja.
- Tačni podaci. Automatika je onoliko dobra koliko su dobri podaci o klijentu i narudžbi.
- Evidencija. Sistem mora bilježiti šta je poslano i kada, pa se svaka tvrdnja može provjeriti.
- Propisi. Fakturisanje je regulisano, pa se rješenje usklađuje s važećim pravilima i dogovara sa računovođom.
Prvi korak
Počnite jednostavno: neka faktura nastaje iz podataka i neka se prati rok dospijeća. Podsjetnike dodajte kada je evidencija pouzdana. Ovo je tipičan primjer procesa koji se isplati automatizovati, više takvih primjera je u članku automatizacija poslovnih procesa: 8 primjera, a cjelovit put u vodiču digitalizacija poslovanja.
Primjer tona podsjetnika
Prije roka (prijateljski): „Poštovani, podsjećamo da faktura br. X dospijeva za nekoliko dana. U prilogu je kopija. Hvala na saradnji.“
Nakon roka (smiren): „Poštovani, primijetili smo da faktura br. X još nije evidentirana kao plaćena. Ako ste je već platili, molimo ignorišite ovu poruku, a ako je potrebna pomoć, javite nam se.“
Nakon dužeg kašnjenja (ozbiljniji): poruka koju prije slanja pregleda čovjek, s jasnim rokom i kontaktom.
Dobar sistem omogućava da vi sami postavite tekst, vrijeme slanja i izuzetke.
Kako uvesti automatizaciju korak po korak
- Zapišite kako danas izgleda put fakture, od narudžbe do uplate.
- Uvedite jedinstvenu evidenciju faktura sa statusima.
- Automatizujte pripremu i slanje faktura.
- Uključite podsjetnike, prvo samo prije roka.
- Dodajte uvoz izvoda i izvještaj o potraživanjima.
Zaključak
Automatsko fakturisanje i podsjetnici ne mijenjaju odnos s klijentima nabolje ni nagore, nego uklanjaju kašnjenje i zaboravljanje s vaše strane. Rezultat su brža naplata, manje grešaka i više vremena za posao. Ako želite da procijenimo šta se kod vas može automatizovati, popunite upitnik ili nam se javite.
