Svaka firma ima poslove koje svi rade „jer se to mora“: prepisati narudžbu iz maila u tabelu, poslati istu poruku svakom klijentu, na kraju sedmice ručno sastaviti pregled. Pojedinačno su sitni, ali zajedno oduzimaju stvarno vrijeme. Evo gdje se najčešće isplati automatizacija.
1. Obavijest čim stigne novi upit
Upit s web stranice ne treba čekati dok neko otvori mail. Sistem ga odmah upiše u evidenciju i pošalje obavijest na telefon ili mail odgovornoj osobi. Brži odgovor znači veću šansu za posao.
2. Automatski podsjetnici klijentima
Termin sutra, rok isplate sljedeće sedmice, istek ugovora ili ponude: sistem šalje poruku u pravo vrijeme, bez da iko mora pamtiti. Manje propuštenih termina i manje ručnog zvanja.
3. Fakture i dokumenti iz podataka
Kada su narudžba i klijent već u sistemu, faktura, ponuda ili radni nalog mogu se generisati jednim klikom (ili potpuno automatski). Nema prepisivanja podataka, pa nema ni grešaka u prepisivanju.
4. Sedmični i mjesečni izvještaji
Umjesto da neko sat vremena sastavlja pregled prodaje, zaliha ili naplate, izvještaj se pripremi sam i stigne vlasniku na mail svakog ponedjeljka ujutro.
5. Upozorenja o zalihama i rokovima
Kada neki artikal padne ispod minimalne količine ili se približi rok trajanja, sistem javlja unaprijed. Nema iznenađenja „nestalo je, a klijent čeka“.
6. Uvoz podataka iz tabela i drugih sistema
Dobavljač šalje cjenovnik u Excelu, računovođa traži izvoz, drugi program daje podatke u drugom formatu. Uvoz i izvoz mogu se automatizovati tako da se podaci bez ručnog prepisivanja nađu tamo gdje trebaju.
7. Povezivanje alata koji ne „pričaju“ međusobno
Web stranica, kontakt forma, CRM, mail, fakturisanje i skladište često su odvojeni svjetovi. Povezivanjem (integracijom) podatak se unosi jednom i ide dalje sam, npr. potvrđena narudžba na webu automatski umanjuje zalihu i otvara nalog za isporuku.
8. Provjere i kontrole
Sistem može automatski označiti neuobičajeno: dupli unos, račun bez uplate nakon roka, upit na koji niko nije odgovorio u 24 sata. To su stvari koje čovjek lako previdi, a računar nikad.
Kako odabrati šta automatizovati prvo
- Nabrojte ponavljane poslove i uz svaki upišite koliko često se radi i koliko traje.
- Izdvojite one s jasnim pravilima. Ako se odluka uvijek donosi na isti način, može se automatizovati.
- Počnite od onog koji štedi najviše vremena ili sprječava najskuplje greške.
- Isprobajte na jednom procesu pa tek onda širite.
Na šta paziti
- Automatizujte uređen proces. Ako je proces haotičan, prvo ga uredite (vidi plan digitalizacije u 5 koraka).
- Tražite evidenciju i upozorenja. Automatizacija mora ostaviti trag i javiti kada nešto ne prođe.
- Zadržite ljudsku kontrolu nad važnim odlukama: sistem priprema, čovjek potvrđuje.
- Vodite računa o podacima. Ko vidi šta, gdje se čuva i koliko dugo.
Zaključak
Najbolja automatizacija je ona koju niko ne primijeti: stvari se jednostavno dešavaju na vrijeme i bez greške. Ako imate proces koji se svaki dan radi ručno, opišite nam ga ili popunite upitnik, pa ćemo procijeniti šta se isplati automatizovati.
