Kada vlasnici kažu „želimo digitalizovati firmu“, obično misle: „želimo da se manje mučimo s papirima, tabelama i porukama.“ To je ispravan cilj. Greška je početi od softvera. Prvo treba razumjeti šta se u firmi zapravo dešava.
Korak 1: Zapišite kako firma danas radi
Uzmite list papira i za svaki važan proces (ponuda, narudžba, isporuka, fakturisanje, reklamacija) odgovorite na tri pitanja:
- Ko ga pokreće i ko sve u njemu učestvuje?
- Gdje se podaci trenutno čuvaju (bilježnica, Excel, Viber, mail, glava jedne osobe)?
- Gdje se najčešće desi greška ili kašnjenje?
Ovaj korak izgleda banalno, ali je najvažniji. Često se tu otkrije da se isti posao radi na tri načina, ovisno o tome ko ga radi.
Korak 2: Izaberite jedan proces koji najviše boli
Ne pokušavajte popraviti sve odjednom. Izaberite proces koji:
- se ponavlja često (dnevno ili sedmično),
- troši mnogo ručnog vremena,
- ima jasna pravila, pa se može opisati korak po korak.
Tipični kandidati: zaprimanje i praćenje narudžbi, evidencija zaliha, izrada ponuda i faktura, praćenje klijenata i upita, radni nalozi.
Korak 3: Uredite proces prije nego ga digitalizujete
Digitalizacija lošeg procesa daje brži loš proces. Prije izrade softvera pojednostavite korake: šta se može izbaciti, šta spojiti, šta ne mora ići preko tri osobe. Dobar razvojni tim će vam u ovom koraku postaviti pitanja koja ste možda preskočili.
Korak 4: Napravite prvu verziju i isprobajte je na stvarnom poslu
Umjesto da mjesecima čekate „sve gotovo“, izgradite osnovnu upotrebljivu verziju za izabrani proces i počnite je koristiti. Stvarni rad pokaže šta nedostaje, a šta je višak. Tada se sistem dopunjava na osnovu iskustva, a ne nagađanja.
Korak 5: Širite postepeno i automatizujte ponavljane poslove
Kada prvi proces stabilno radi, prelazi se na sljedeći, a podaci iz oba se povezuju. Tek tada dolazi pravi učinak: ono što je ranije radilo više ljudi ručno (slanje podsjetnika, obračuni, izvještaji, obavijesti) sistem radi sam. O konkretnim primjerima pišemo u članku automatizacija poslovnih procesa: primjeri.
Najčešće greške
- Kupovina softvera prije razumijevanja procesa. Rezultat: program koji niko ne koristi do kraja.
- Pokušaj da se uradi sve odjednom. Projekat se otegne, a zaposleni izgube strpljenje.
- Ignorisanje ljudi koji će sistem koristiti. Ako im otežava posao, vratit će se tabelama.
- Nema nikoga ko „posjeduje“ projekat u firmi. Potrebna je jedna osoba koja donosi odluke s naše i vaše strane.
- Zanemarivanje podataka. Neuredni stari podaci uneseni u novi sistem ostaju neuredni; zato ih treba očistiti prilikom prelaska.
Šta dobijate kada se uradi dobro
- manje grešaka i manje prepisivanja,
- pregled stanja u realnom vremenu, bez čekanja izvještaja,
- posao koji ne zavisi od jedne osobe,
- više vremena za ono što donosi novac: klijente i razvoj.
Zaključak
Digitalizacija nije projekat koji se „završi“, nego navika da se procesi postepeno uređuju i automatizuju. Najbolji prvi korak je mali: jedan proces, jasan cilj, prva verzija za nekoliko sedmica. Ako želite da zajedno pregledamo vaše procese, popunite upitnik ili nam se javite direktno.
