Većina firmi ima barem jedan izvještaj koji nastaje ovako: neko izveze podatke iz programa, otvori tabelu, prekopira brojke, doda formule, ispravi grešku koju je našao poslije, pa pošalje direktoru. Za dva sata rada dobije se dokument koji je tačan samo dok se podaci ne promijene. Takav proces je idealan za automatizaciju.
Zašto je ručno izvještavanje skupo
- Vrijeme: sati svakog mjeseca koji se mogu utrošiti na analizu, a ne na sastavljanje.
- Greške: svaki prepisani broj je prilika za grešku, a greška u izvještaju vodi do pogrešne odluke.
- Kašnjenje: izvještaj stiže kad se podaci već promijene.
- Zavisnost od osobe: kad ta osoba nije tu, izvještaja nema ili izgleda drugačije.
Primjeri izvještaja koji se rade sami
Prodaja
Pregled prodaje po danu, sedmici i mjesecu, po artiklu, klijentu ili prodavaču, uz poređenje s prethodnim periodom. Direktor ga otvori ujutro i vidi stanje, bez čekanja da ga neko sastavi.
Finansije
Stanje potraživanja po starosti, računi koji dospijevaju ove sedmice, pregled troškova po kategorijama. Podsjetnici za kašnjenja mogu se slati automatski, o čemu više u članku automatsko slanje faktura i podsjetnika.
Operativa
Stanje zaliha ispod minimuma, status zadataka, opterećenost zaposlenih, rokovi na isteku. Ono što ima rok, sistem javi samo.
Uprava i klijenti
Sažet mjesečni izvještaj za upravu ili klijenta: nekoliko ključnih brojeva i trend, spreman za slanje u istom obliku svaki put.
Kako se izvještaj automatizuje: pet koraka
- Odaberite jedan izvještaj. Počnite s onim koji uzima najviše vremena ili najčešće ima greške. Ne treba sve odjednom.
- Zapišite pravila. Odakle dolaze brojke, kako se računaju, ko ih dobija i kad. Često se tek pri pisanju otkrije da dvije osobe isti pokazatelj računaju različito.
- Povežite izvore podataka. Uvoz iz postojećih programa i tabela, ili direktna veza kad je moguća. Cilj je da se podatak unosi jednom.
- Automatizujte obračun i izgled. Formule, grupisanje i grafikoni su dio sistema, a izgled je uvijek isti.
- Odredite isporuku. E-pošta na dogovoreni dan, nadzorna tabla ili dokument u sistemu. Prvih nekoliko izvještaja uporedite s ručnim da provjerite jesu li brojke iste.
Primjer: mjesečni izvještaj prodaje korak po korak
Danas: prvog u mjesecu referent izveze prodaju iz programa, otvori tabelu, ubaci podatke, ručno grupiše po artiklima i klijentima, napravi grafikon i pošalje direktoru. Ako se pojavi greška, sve se radi ispočetka.
Automatizovano: podaci se uvezu ili povežu sami, grupisanje i grafikoni su pravila u sistemu, a izvještaj se prvog u mjesecu u 8 sati pošalje direktoru, uz poređenje s prethodnim mjesecom i istim mjesecom prošle godine. Referent više ne sastavlja izvještaj, nego ga samo pregleda ako nešto izgleda neobično.
Šta se dobije
- Izvještaj je dostupan kad ga neko treba, a ne kad se stigne sastaviti.
- Ista pravila svaki put, pa su brojke uporedive kroz vrijeme.
- Manje grešaka zbog prepisivanja.
- Ljudi se bave tumačenjem brojki, a ne njihovim sastavljanjem.
Pitanja prije početka
- Ko tačno čita izvještaj i koju odluku na osnovu njega donosi?
- Koji brojevi su zaista potrebni, a koji su tu „jer su uvijek bili“?
- Odakle dolaze podaci i jesu li tamo ispravni?
- Koliko često izvještaj treba stizati: svaki dan, sedmicu ili mjesec?
- Ko odobrava promjenu pravila ako se poslovanje promijeni?
Na šta paziti
- Kvalitet ulaznih podataka. Automatski izvještaj prikazuje i greške u podacima, samo brže. Provjera uvoza je dio posla.
- Jasan vlasnik izvještaja. Neko mora odlučivati šta izvještaj pokazuje i kad se mijenja.
- Ne pretrpavati. Izvještaj sa trideset brojki niko ne čita. Bolje je pet pokazatelja koji pokreću odluke.
Gdje se uklapa u širu digitalizaciju
Automatski izvještaji su dobar prvi korak jer odmah daju vidljiv rezultat, a podstiču i sređivanje podataka. Sljedeći koraci su obično povezivanje procesa i zamjena tabela jednim sistemom. Pregled primjera nalazi se u članku automatizacija poslovnih procesa: primjeri, a cijeli put u vodiču digitalizacija poslovanja. Za pregled rada firme na jednom mjestu pogledajte poslovni kokpit.
Zaključak
Ako neko u vašoj firmi svakog mjeseca satima prepisuje brojke, to je odličan početak. Odaberite jedan izvještaj, zapišite pravila i dozvolite sistemu da radi ono što radi bolje od čovjeka: ponavlja bez greške. Ako želite razgovarati o svom slučaju, popunite upitnik ili nam se javite.
