Tabela za klijente je odlično polazište: besplatna je, svi je znaju koristiti i nema učenja. Zato ne treba žuriti s prelaskom na CRM. Ali postoji tačka u kojoj tabela počinje koštati više nego što vrijedi, samo što se taj trošak ne vidi na računu, nego u izgubljenim upitima i zaboravljenim dogovorima.
Gdje Excel dobro radi
- mali broj klijenata i jedna osoba koja ih vodi,
- jednostavna evidencija (ime, kontakt, napomena),
- povremeni upiti koji se rješavaju odmah,
- potreba za brzim, jeftinim početkom.
Gdje Excel počinje zakazivati
- Upiti stižu iz više kanala (forma, mail, telefon, poruke), a u tabelu se upišu kad neko stigne.
- Više ljudi mijenja isti fajl, pa nastaju konflikti i „final_NOVO_2“ verzije.
- Nema podsjetnika. Dogovoreno javljanje u srijedu zavisi od toga hoće li se neko sjetiti.
- Nema pregleda faza. Ne vidi se jasno šta je novi upit, šta ponuda, a šta dogovoren posao.
- Nema historije. Teško je znati ko je šta dogovorio s klijentom i kada.
- Brojke se sastavljaju ručno. Koliko upita, koliko ih postane posao, odakle dolaze?
Šta CRM radi umjesto vas
- skuplja upite iz svih kanala na jedno mjesto,
- prikazuje faze: novi upit, razgovor, ponuda, dogovoreno ili odbijeno,
- šalje obavijest čim stigne novi upit,
- podsjeća na rokove i dogovorena javljanja,
- čuva historiju svakog klijenta,
- pokazuje brojke: odakle dolaze upiti i gdje se gube.
Šire o tome šta dobar CRM za malu firmu radi pišemo u članku CRM za malu firmu.
Kako znati da je vrijeme za prelazak
Postavite sebi ova pitanja. Ako na nekoliko odgovorite potvrdno, vrijeme je:
- Jeste li ikad izgubili upit jer je „propao“ između poruka?
- Zaboravljate li javiti klijentu u dogovoreno vrijeme?
- Vodi li klijente više od jedne osobe?
- Gubite li vrijeme tražeći „šta smo dogovorili“?
- Želite li znati odakle dolaze upiti, a ne možete lako saznati?
Prelazak bez bola
- Počnite s jednostavnim sistemom koji ima samo ono što ćete koristiti.
- Uvezite postojeće tabele uz čišćenje duplikata i neispravnih podataka.
- Povežite kontakt formu na web stranici sa sistemom, pa upiti ulaze automatski.
- Neko vrijeme vodite paralelno, a onda tabelu ukinite.
Cjelovit put digitalizacije objašnjen je u vodiču digitalizacija poslovanja, a srodnu dilemu za cijelo poslovanje obrađuje članak ERP umjesto Excela.
Zaključak
Excel nije loš izbor, ali ima rok trajanja. Kada upiti, klijenti i dogovori počnu da se gube, CRM se isplati čak i u jednostavnom obliku. Ako želite sistem prilagođen vašem načinu rada, popunite upitnik ili nam se javite.
